Alejandro Magno Conquistador: Magno Boletín

Cuando hablamos de una buena administración del tiempo debemos hacer referencia a dos términos importantes y que debemos aprender: efectividad y eficiencia. La efectividad es hacer lo indicado y hacerlo bien, mientras que la eficiencia significa hacer las tareas como se debe, aprovechando de la mejor manera los recursos que tenemos y hacerlo en el menor tiempo. Básicamente una buena administración del tiempo consiste en tener la capacidad de elegir las tareas correctas y hacerlas en la manera más económica en el menor tiempo.

Una vez que logramos tener un buen sistema de administración del tiempo toda nuestra vida fluye de mejor manera. No solo el trabajo, también el tiempo que invertimos con nuestra familia, nuestro tiempo de recreación y nuestra vida social. Imagina poder hacer gran parte de los planes que has pospuesto hasta hoy por ir acarreando con una mala organización ¿Te gusta la idea? No vamos a explicarte como hacer una agenda, pero te diremos cómo puedes implementar un poco de administración del tiempo en tu vida.

Aprende a ser efectivo

Ser efectivo no es tan sencillo como parece, normalmente la mayoría de nosotros queremos hacer todo lo que se nos pone en frente: ir a todas las reuniones, sacar a pasear a la familia, reparar algún desperfecto en la casa, practicar algún deporte, etc. Y en el trabajo no se diga, básicamente pasamos el tiempo saturados de tareas y de repente todo se vuelve urgente. La clave está en aprender a identificar que actividades son importantes, es decir, cuales debemos hacer por prioridad, y dejar de hacer aquellas que solamente nos quiten tiempo o no generen valor.

En el trabajo hay tareas que son importantes y nuestra tarea primordial es cumplir con ellas, es por esto que debemos elaborar un plan semanal detallado donde le asignemos un tiempo de elaboración a cada tarea durante la semana, debemos ser exactos: que actividad, cuanto tiempo, que día, a qué hora. También debemos recordar que actividades secundarias debemos dejarla para momentos en que vayamos ganando tiempo a nuestra agenda.

Qué decir de todos los hábitos que tenemos mientras estamos trabajando: chat, visitas de pasillo, hora del café, la maquinita de refrescos, salir a fumar, inclusive hay quien utiliza videojuegos, mientras está en su oficina. Es importante que hagamos un autoanálisis e identifiquemos que cosas nos están dejando algo de valor y cuales son meramente un mata-tiempo.

Por ejemplo: un videojuego me puede servir para desconectarme y relajarme, pero no debo jugar en el trabajo, y si lo estoy haciendo en casa debo estar consciente de que jugar mucho me quita tiempo para realizar otras actividades importantes, podría estar en la playa, practicando algún deporte, de paseo con la familia, etc. Hay personas que tienen problemas económicos y en lugar de aprovechar su tiempo libre para realizar actividades que lo ayuden se dedican a perder el tiempo en actividades poco productivas.

Ten claro lo que quieres

Es verdaderamente útil el tener idea de tus planes, esperanzas y sueños para el futuro. De esta manera puedes ser efectivo en el trabajo que haces a largo plazo.

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La regla 80/20 (Principio de Pareto)

Existe una regla de oro en lo que a efectividad se refiere: la regla 80/20. Esta nos indica que 80% de los resultados son producidos por el 20% de nuestras acciones. Este principio es utilizado ampliamente en los negocios pero lo podemos aplicar en otras áreas de nuestra vida.

• 80% de la abundancia económica está concentrado en el 20% de la gente.
• 80% de los nutrientes que necesitamos lo obtenemos del 20% de nuestra alimentación.
• 80% de tu felicidad viene del 20% de personas que conoces: tu familia y mejores amigos.
• 80% de tus ventas son producidas por el 20% de tus clientes.
• 80% de tus resultados son dados por el 20% de tus acciones
  las acciones que realmente generan valor.

Finalmente te recomendamos identificar ese 20% para duplicar tu productividad. Igualmente te conviene identificar el 20% de personas, cosas, productos o situaciones que causan la mayoría de problemas y eliminarlos. No prestes atención al 80% de actividades de menor importancia hasta que hayas atendido el 20% crítico. Antes de comenzar a trabajar, siempre pregúntate: ¿Esta tarea pertenece al grupo del 20% o del 80%?